فن البروتوكول
يعرف البروتوكول (المراسم) بأنه مجموعة الإجراءات، وقواعد اللياقة التي تسود المعاملات، والاتصالات الدولية، وتقوم المراسم تنفيذا لقواعد سواء الدولية أو العامة أو بناء على العرف الدولي، وتصطبغ المراسم بطابع رسمي.
وتعتبر المراسم دستور التعامل وفن التعايش، وهي قواعد دولية وعادات وتقاليد تنظم المناسبات والاحتفالات ذات الطابع:
وتعتبر المراسم دستور التعامل وفن التعايش، وهي قواعد دولية وعادات وتقاليد تنظم المناسبات والاحتفالات ذات الطابع:
1- الرسمي أو الوطني: بالنسبة للملوك، ورؤساء الدول والجمهوريات، ورؤساء المجالس الدستورية في الدولة.
2- الدبلوماسي: بالنسبة لأعضاء السلك الدبلوماسي، والمنظمات الدولية.
3- الاجتماعي: بالنسبة للمؤسسات، والجمعيات، والأفراد.
ويجب أن يتوفر لدى المسئول عن تطبيق أنظمة المراسم وقواعدها الدولية المميزات التالية:
- الذكاء، الإحساس المرهف، الذوق السليم.
- دقة الملاحظة، سرعة الخاطر، التحرك السريع.
- اللباقة، الكياسة، حسن التصرف.
2- الدبلوماسي: بالنسبة لأعضاء السلك الدبلوماسي، والمنظمات الدولية.
3- الاجتماعي: بالنسبة للمؤسسات، والجمعيات، والأفراد.
ويجب أن يتوفر لدى المسئول عن تطبيق أنظمة المراسم وقواعدها الدولية المميزات التالية:
- الذكاء، الإحساس المرهف، الذوق السليم.
- دقة الملاحظة، سرعة الخاطر، التحرك السريع.
- اللباقة، الكياسة، حسن التصرف.
ونتناول في هذا الجزء أهم موضوعات البروتوكول "المراسم" في أربعة فصول،وذلك على النحو التالي:
الفصل الأول: الزيارات الرسمية.
الفصل الثاني: الحفلات والولائم الرسمية.
الفصل الثالث: مراسم رفع الأعلام.
الفصل الرابع: مراسم المؤتمرات والاجتماعات الدولية.
الفصل الأول: الزيارات الرسمية.
الفصل الثاني: الحفلات والولائم الرسمية.
الفصل الثالث: مراسم رفع الأعلام.
الفصل الرابع: مراسم المؤتمرات والاجتماعات الدولية.
الزيارات الرسمية
ترتبط الزيارات الرسمية للضيوف الأجانب بأهمية الأعباء الملقاة على عاتق القائمين بعمل ترتيبات الزيارات على كافة المستويات من وإلى الدولة (زيارة كبار الشخصيات الرسمية الأجنبية) للدولة أو زيارة نظرائهم في الدولة لدولاً أخرى.
وأصبحت المؤتمرات الدولية، والإقليمية، والزيارات الرسمية، والمعارض الدولية تحتل جزء كبيرا من العمل الدبلوماسي، وعالم الأعمال، والمال، واستتبع ذلك ضرورة ترتيب وإعداد برنامج استقبال رؤساء وأعضاء الوفود ومرافقتهم وتسهيل مهمتهم وإقامتهم في البلاد. وتحتل الاتصالات الشخصية خلال المؤتمرات أو الزيارات أو المعارض أو المفاوضات سواء كانت (سياسية، أو اقتصادية، أو تجارية) نصيبا كبيرا في إنجاح الهدف وراء كل منها، وهو ما يدعمه عمل رجل العلاقات العامة أو المراسم بصفة خاصة.
وأصبحت المؤتمرات الدولية، والإقليمية، والزيارات الرسمية، والمعارض الدولية تحتل جزء كبيرا من العمل الدبلوماسي، وعالم الأعمال، والمال، واستتبع ذلك ضرورة ترتيب وإعداد برنامج استقبال رؤساء وأعضاء الوفود ومرافقتهم وتسهيل مهمتهم وإقامتهم في البلاد. وتحتل الاتصالات الشخصية خلال المؤتمرات أو الزيارات أو المعارض أو المفاوضات سواء كانت (سياسية، أو اقتصادية، أو تجارية) نصيبا كبيرا في إنجاح الهدف وراء كل منها، وهو ما يدعمه عمل رجل العلاقات العامة أو المراسم بصفة خاصة.
ونتناول في هذا الفصل المراحل المختلفة للإعداد والتخطيط والتنفيذ لبرنامج زيارة رسمية، وذلك على النحو التالي:
أولاً: الإعداد لبرنامج زيارة رسمية.
ثانياً: التخطيط المبدئي للبرنامج.
ثالثاً: التخطيط النهائي لبرنامج.
أولاً: الإعداد لبرنامج زيارة رسمية.
ثانياً: التخطيط المبدئي للبرنامج.
ثالثاً: التخطيط النهائي لبرنامج.
الحفلات والولائم الرسمية
يعتبر الإعداد للحفلات أو الولائم الرسمية وتنفيذها من الأمور الحيوية والهامة والأساسية لرجل المراسم أو العلاقات العامة بصفة عامة، ويتطلب
الإعداد والتخطيط لها جهداً ودراسة تنعكس في النهاية حصيلتها على نجاح الحفل أو المأدبة الرسمية.
ونعرض أهم النقاط الرئيسية التي يعتمد عليها التخطيط للحفل أو الوليمة الرسمية، وذلك على النحو التالي:
الإعداد والتخطيط لها جهداً ودراسة تنعكس في النهاية حصيلتها على نجاح الحفل أو المأدبة الرسمية.
ونعرض أهم النقاط الرئيسية التي يعتمد عليها التخطيط للحفل أو الوليمة الرسمية، وذلك على النحو التالي:
اولاً: الأرشيف.
ثانياً: إعداد قائمة المدعويين.
ثالثاً: بطاقات الدعوة.
الصنع الجيد للانطباع الأول.
توقيت إرسال بطاقة الدعوة إلى المدعويين.
وتوجد مجموعة من العناصر تعتبر من المقومات الضرورية والأساسية التي تتضمنها بطاقة الدعوة، وذلك على النحو التالي:
ثانياً: إعداد قائمة المدعويين.
ثالثاً: بطاقات الدعوة.
الصنع الجيد للانطباع الأول.
توقيت إرسال بطاقة الدعوة إلى المدعويين.
وتوجد مجموعة من العناصر تعتبر من المقومات الضرورية والأساسية التي تتضمنها بطاقة الدعوة، وذلك على النحو التالي:
1- اسم المنظمة.
2- جملة ترحيب.
3- نوعية الحفل.
4- الغرض من الحفل.
5- تحديد اليوم، التاريخ، والشهر.
6- الساعة.
7- المكان.
8- إرشادات الاعتذار.
9- تفاصيل خاصة.
2- جملة ترحيب.
3- نوعية الحفل.
4- الغرض من الحفل.
5- تحديد اليوم، التاريخ، والشهر.
6- الساعة.
7- المكان.
8- إرشادات الاعتذار.
9- تفاصيل خاصة.
رابعاً: قائمة الطعام:
تتطلب الولائم الرسمية في المناسبات والحفلات الكبرى ضرورة وجود قائمة للطعام الذي سيقدم في الوليمة (عشاء أو غذاء ) إذا كانت المأدبة جلوساً، وتوضع عادة على يسار طبق الطعام.
وتجدر الإشارة إلى ضرورة الاهتمام بأناقة نوع الورق، والطباعة بالنسبة لقائمة الطعام، ويمكن إحاطتها بالزخارف، وشعار المنظمة الداعية.
وتطبع قائمة الطعام باللغة العربية إذا كان جميع المدعوين يتحدثون العربية، أما إذا كان من بين المدعوين بعض الأجانب، فمن الضروري أن تكتب القائمة بطريقة مزدوجة أي باللغة العربية وما يقابلها بالفرنسية أو الإنجليزية.
ويمكن في بعض الأحوال كتابة اسم المدعو على قائمة الطعام، ويعتبر ذلك أحد وسائل إرشاد المدعو إلى مكان جلوسه، وقد يحتفظ بعض المدعوين بهذه القائمة على سبيل التذكار خاصة إذا كان إخراجها وشكلها أنيق.
تتطلب الولائم الرسمية في المناسبات والحفلات الكبرى ضرورة وجود قائمة للطعام الذي سيقدم في الوليمة (عشاء أو غذاء ) إذا كانت المأدبة جلوساً، وتوضع عادة على يسار طبق الطعام.
وتجدر الإشارة إلى ضرورة الاهتمام بأناقة نوع الورق، والطباعة بالنسبة لقائمة الطعام، ويمكن إحاطتها بالزخارف، وشعار المنظمة الداعية.
وتطبع قائمة الطعام باللغة العربية إذا كان جميع المدعوين يتحدثون العربية، أما إذا كان من بين المدعوين بعض الأجانب، فمن الضروري أن تكتب القائمة بطريقة مزدوجة أي باللغة العربية وما يقابلها بالفرنسية أو الإنجليزية.
ويمكن في بعض الأحوال كتابة اسم المدعو على قائمة الطعام، ويعتبر ذلك أحد وسائل إرشاد المدعو إلى مكان جلوسه، وقد يحتفظ بعض المدعوين بهذه القائمة على سبيل التذكار خاصة إذا كان إخراجها وشكلها أنيق.
ويمكن أن تتضمن قائمة الطعام في المآدب الجالسة ما يلي:
1- المشهيات وتقدم كأول طبق.
2- الحساء.
3- السمك.
4- اللحوم أو الطيور مع الخضروات.
5- السلاطة.
6- الحلوى والمثلجات.
7- الجبن.
8- الفاكهة.
وقد جرت العادة في المآدب الرسمية على الاكتفاء بتقديم البنود 2،3،4،5،6.
1- المشهيات وتقدم كأول طبق.
2- الحساء.
3- السمك.
4- اللحوم أو الطيور مع الخضروات.
5- السلاطة.
6- الحلوى والمثلجات.
7- الجبن.
8- الفاكهة.
وقد جرت العادة في المآدب الرسمية على الاكتفاء بتقديم البنود 2،3،4،5،6.
خامساً: الخدمة في الحفلات والمآدب:
يختلف نوع الخدمة باختلاف نوع الحفل ففي حفلات الاستقبال يتم تخصيص جانب من المكان لتقديم المشروبات، ويقوم طاقم الخدمة بالمرور على المدعوين بصواني المشروبات، وصواني المشهيات الخفيفة، ويكون الجميع وقوفاً، ويتم تخصيص مقاعد متناثرة على جانبي القاعة تكفي لحوالي ثلث المدعوين، وتخصص لبعض كبار السن من المدعوين.
يختلف نوع الخدمة باختلاف نوع الحفل ففي حفلات الاستقبال يتم تخصيص جانب من المكان لتقديم المشروبات، ويقوم طاقم الخدمة بالمرور على المدعوين بصواني المشروبات، وصواني المشهيات الخفيفة، ويكون الجميع وقوفاً، ويتم تخصيص مقاعد متناثرة على جانبي القاعة تكفي لحوالي ثلث المدعوين، وتخصص لبعض كبار السن من المدعوين.
أعداد الأستاذ: أنس سعيد
تقديم الأستاذ | عبدالحميد نورين